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文件柜管理規(guī)定

1 目的

為規(guī)范文件、資料的管理，防止文件、資料的丟失，提高工作效率，特制定本規(guī)定。

2 適用范圍

公司各部門(mén)文件柜、資料柜、墻柜等

3 細(xì)則

3.1 各部門(mén)必須按規(guī)定流程申請(qǐng)文件柜的購(gòu)買(mǎi)，充分利用文件柜的空間，現(xiàn)場(chǎng)不得擺放多余文件柜和利用率低的文件柜，否則工業(yè)工程科將強(qiáng)制收回。專人負(fù)責(zé)管理。一般情況下，只要部門(mén)的一個(gè)人來(lái)管理文件柜就行，因?yàn)槲募姆胖煤蜌w檔也是只有他最清楚，你想啊，如果幾個(gè)人同時(shí)管理的話，文件存取然后再 放置的習(xí)慣和規(guī)則不一樣，自然就會(huì)亂套的，再有就是，新文件和用過(guò)的文件要及時(shí)的整理

3.2 文件柜必須定置擺放，文件柜內(nèi)的物品也必須分類并定置擺放。

3.3做好文件柜的標(biāo)示：

①文件柜表面貼標(biāo)簽，標(biāo)簽一律貼在門(mén)的左上角；

②文件柜內(nèi)貼有“物品清單”，“物品清單”一律貼在門(mén)的左上角。

3.4 文件柜內(nèi)物品必須按“物品清單”擺放整齊，不允許混亂擺放。

3.5 文件柜內(nèi)資料必須編號(hào)，分類擺放，在資料夾上必須畫(huà)上斜的“行跡線”（一律用“藍(lán)線”）。

3.6 文件必須裝在文件夾內(nèi)，文件夾必須有文件目錄及編號(hào)。

3.7 文件柜表面及柜內(nèi)保持干凈，無(wú)油污、無(wú)臟物、無(wú)垃圾等。

3.8 文件柜損壞，或鑰匙丟失，按規(guī)定程序申報(bào)維修，不得擅自撬文件柜；故意損壞的，按價(jià)賠償。

3.9 各部門(mén)（單位）必須建立文件柜管理臺(tái)賬。

3.10 每部門(mén)必須每月月末組織對(duì)文件柜進(jìn)行自查，將自查結(jié)果報(bào)工業(yè)工程科。

4.文件的存放原則

1.文件柜要充足，完善設(shè)備很重要。除了少數(shù)保管絕密文件的之外，盡量用玻璃門(mén)的文件柜，文件夾都用書(shū)脊上可以做標(biāo)識(shí)的找文件就可以一目了然。

2.  只有資料管理員可以存取文件，制度、習(xí)慣很重要。他人不讓插手，否則就亂套了有時(shí)間多整理，新文件和用過(guò)的文件及時(shí)整理。

3. 每個(gè)大類下面再分多個(gè)小類。每個(gè)大類可以占用多個(gè)文件柜，所有文件分為三個(gè)大類。但每個(gè)文件柜不可放入不同大類的文件。每個(gè)小類可以占用多個(gè)文件夾，但是每個(gè)文件夾不可放入不同小類的文件。

5文件分類原則

1.第一個(gè)大類是公司管理相關(guān)類的文件。下面的小類包括：公司股東會(huì)有關(guān)的文件，公司董事會(huì)有關(guān)的文件，公司工商注冊(cè)有關(guān)的文件，公司稅務(wù)事務(wù)有關(guān)的文件，公司法律事務(wù)有關(guān)的文件，政府和各類主管部門(mén)的文件，公司各種規(guī)章制度，公司人力資源有關(guān)的文件，公司總部及各部門(mén)的發(fā)文備忘錄通知等按年度各占一個(gè)小類，每個(gè)供應(yīng)商有關(guān)的文件占一個(gè)小類，公司各個(gè)地產(chǎn)項(xiàng)目的全套文件各占一個(gè)小類，等等

2. 第二個(gè)大類是與銷(xiāo)售客戶有關(guān)的文件，其數(shù)量會(huì)很龐大，也要按每個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)組團(tuán)，每棟樓每個(gè)單元每個(gè)客戶，來(lái)分為小類。

3.第三是大類是各種圖書(shū)雜志出版物等資料和印刷品，相對(duì)好管理一些。

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